Event sponsoring: wanneer je geen geld hebt

De kosten van een evenement kunnen ontzettend oplopen. De locatie en catering zijn vaak niet gratis, evenals een interessante spreker die jouw gasten weet te boeien.

Je kunt, om de kosten onder controle te houden, uitsluitend zachte broodjes kaas serveren en je buurvrouw vragen om iets te vertellen over een interessant onderwerp, maar daarmee maak je geen indruk.

De belevenis van de gast speelt een belangrijke rol bij het organiseren van een evenement en dat kost geld. Hoe ga je daarmee om, zonder je hele marketingbudget er doorheen te jagen of om vierhonderd euro per kaartje te vragen? Het antwoord is simpel: event sponsoring.

Wat is event sponsoring?

Bij event sponsoring vraag je anderen de kosten van jouw evenement (gedeeltelijk) te dragen, in ruil voor exposure. Hiermee deel je de kosten met een andere partij en is jouw investering of dat van jouw publiek, minder dan vooraf geanticipeerd.

Je kunt het vergelijken met adverteren, omdat je de sponsor de mogelijkheid geeft om zijn of haar merk te promoten voor de groep aanwezige gasten.

Aan de slag met event sponsoring

Het vinden een sponsor is echter niet makkelijk. Uit onderzoek van Event Manager Blog blijkt dat bijna de helft van de event professionals, het vinden van sponsors één van hun grootste uitdagingen vindt.

Sponsors melden zich zelden bij jou met het verzoek om jouw bijeenkomst te betalen. Vooral als je deze voor de eerste keer organiseert. Je zult ze dus moeten overtuigen om in jouw event te investeren en dat gaat niet anders dan het doen van een verkoopgesprek.

Goede voorbereiding is het sleutelwoord om sponsors te vinden en daarbij moet je antwoord geven op de vraag: ‘wat heeft de ander er aan om mijn bijeenkomst te sponseren?’

Je moet het voor jouw sponsor dus interessant maken en dat begint bij het delen van informatie over:

• Jouw doelgroep, hun interesses en activiteiten – dit moet overeenkomen met de doelgroep van jouw sponsor, want deze wil uiteindelijk verkopen aan de groep mensen die jouw bijeenkomst bezoekt, om de investering terug te verdienen.
• Eerdere of andere sponsors -Wanneer je het event niet voor de eerste keer organiseert met behulp van sponsors of een sponsor hebt gevonden, dan kun je dit gebruiken om nieuwe sponsors te overtuigen in jou te investeren. Vertel wat de andere sponsors hebben betaald en wat ze daarvoor terug hebben gekregen. Deze informatie kan net het zetje zijn om sponsors te overtuigen of zelfs om meer te investeren.

Wat krijgt jouw sponsor voor zijn investering?

Wanneer je alle informatie hebt verzameld om een samenwerking te verkopen, dan kun je kijken naar wat een sponsor op jouw evenement kan doen. Hierbij een aantal suggesties:

Spreken

Nodig de sponsor uit om jouw publiek toe te spreken. Dit kan een half uurtje zijn op de main stage of tijdens een van de subsessies, waarvoor deelnemers zichzelf kunnen opgeven.

Branding

Laat het logo van de sponsor terugkomen op het event. Dit kan in banners op locatie of online. Daarnaast kun je ook de borrel of lunch branden of zelfs een video.

Product promotie

Dit lijkt op branding, het verschil is dat de sponsor zijn product of dienst kan live etaleren of zelfs demonstreren. Dit kan op een stand die gasten kunnen bezoeken of in een video, wanneer het om een online event gaat. Hierdoor kan de sponsor direct zijn merk aan de gasten promoten.

Maak gebruik van pakketten

Wanneer je een groot event organiseert dat flink wat geld kost, dan heb je hulp nodig van meerdere sponsoren. Als je een gevestigde naam bent, dan zullen er bedrijven zijn die zonder veel overtuiging hun naam aan die van jou willen verbinden. Alleen niet iedereen wil evenveel investeren. In dat geval kun je gebruik maken van een sponsorship pakket.

Bij een sponsorship pakket geef je de sponsor controle over de kosten. Bij de echt hele grote evenementen die ik in het verleden mede mocht organiseren, maakten wij een onderscheid tussen, brons, zilver, goud en platina. Brons was het goedkoopste pakket en platina vroeg om de hoogste investering. De bedrijven die voor platina kozen, kregen het meeste zichtbaarheid. Het was zelfs alsof ze medeorganisator waren van de bijeenkomst. Een verschil dat veel genodigden misschien niet direct zagen.

Wanneer je geen sponsor kunt vinden

Het vinden van sponsors is zoals gezegd ontzettend moeilijk en voor je het weet is dat nog het enige waar je mee bezig bent, wanneer je jouw evenement organiseert. Dit gaat ten koste van de overige activiteiten die komen kijken bij het plannen van een bijeenkomst.

Daarom deel ik het volgende advies om het jezelf niet te moeilijk te maken. Of je nu een zelfstandig ondernemer bent of een groot bedrijf.

Houd het simpel als je een klein budget hebt. Kies locatie dat wat minder bekend en voordeliger is, maar wel past bij jouw event. Nodig een spreker uit die interessante informatie kan delen, waar jouw publiek echt iets aan heeft. Zonder te kiezen voor een dure influencer die duizenden euro’s vraagt. Het vraagt misschien meer creativiteit om de onbekende spreker te vinden en te verkopen, maar je bent wel voordeliger uit.

Lees ook: 7 tips voor het organiseren van een succesvol evenement

Investeer in zichtbaarheid, vooral als je jouw evenement vaker wil organiseren. Nodig een videograaf uit om jouw bijeenkomst vast te leggen en huur een fotograaf in om foto’s te maken. Laat jouw gasten voor de camera spreken en evalueer na afloop.

Hiermee verzamel je informatie van jouw gasten en over jouw evenement, dat je kunt gebruiken voor de organisatie en promotie van het volgende evenement. De video kun je als teaser delen op jouw website en op social media en de foto’s kan je terug laten komen in ander promotiemateriaal.

Zo verleid je sponsors

Daarnaast kun je de informatie die je van je gasten hebt verzameld, gebruiken voor het maken van een nieuw programma voor het volgende event. Je weet immers wat jouw publiek wil leren en wat ze interessant vinden. Je kunt het tevens gebruiken om sponsors te werven voor een nieuwe editie met informatie over jouw publiek, waardoor ze sneller een beslissing durven te nemen.

Wanneer je makkelijker sponsors aan jouw event weet te verbinden, kun je meer geld uitgeven. En als je meer geld kunt uitgeven, dan kun je wel voor die populaire influencer kiezen als spreker of kiezen voor een mooie locatie. Op die manier groeit jouw evenement ieder jaar tot een soort megafestatie die je niet wil missen, of je nu gast bent of sponsor.

Externe links:
Event Manager Blog
Afbeelding: Getty