Een draaiboek maken voor je bruiloft doe je zo

Hoe laat begint het diner? Wanneer is er ruimte voor foto’s? Op welk tijdstip kan de dj beginnen met zijn set? Een draaiboek geeft antwoord op al dit soort vragen. Of je nu een bruiloft, personeelsfeest of zakelijk evenement organiseert, je hebt een draaiboek nodig. Door het maken van een draaiboek, zorg je ervoor dat jouw evenement vlekkeloos verloopt, omdat iedereen precies weet wat er van hem of haar wordt verwacht.

Wat is een draaiboek?

Een draaiboek is een document, waarin je gedetailleerd omschrijft hoe jouw evenement eruit ziet. Je maakt er een met name voor events die één of meerdere dagen duren. Het bevat een overzicht van tijden, taken en belanghebbenden, zodat iedereen die betrokken is, niet voor verrassingen komen te staan. Een draaiboek beantwoord vragen voor ze gesteld worden en het neemt stress weg.

Lees ook: Hoe te beginnen met het plannen van je bruiloft? 10 handige tips

Wat bevat het draaiboek?

Het doel van het draaiboek is dat je een helder overzicht hebt van alle gebeurtenissen op zo’n dag. Dus schrijf geen lange omschrijvende teksten, houd het bij korte zinnen van zo’n drie woorden die gebruikers snel kunnen lezen. Je kunt deze daarom het beste maken in een computerprogramma zoals Excel, omdat je daarmee eenvoudig tabellen kunt maken. Hierin neem je de volgende onderdelen op:

1. Contactgegevens

Schrijf alle contactgegevens op van iedereen die is betrokken bij jouw evenement, zoals de fotograaf, videograaf, cateraar, bloemist, dj, muzikanten, sprekers, entertainment, styling, techniek, locatie, alles. Op de dag zelf voldoet een telefoonnummer, maar je kunt voor de volledigheid ook andere gegevens meenemen, als je deze later nodig hebt voor bijvoorbeeld de administratie. Door deze gegevens op te schrijven, kun je als er onverhoopt iets gebeurt even snel bellen, zonder dat je eerst op je telefoon naar je e-mail moet zoeken met contactgegevens.

2. Het programma

Vervolgens deel je in een draaiboek hoe de dag eruit ziet, dit mag heel gedetailleerd. Niet alleen weet je hoe je zit qua tijd, je ziet tegelijk wat er nog gaat komen. Hierdoor kun je zien of je nog iets moet voorbereiden. Bijvoorbeeld: als er een speech gegeven gaat worden, kun je de spreker alvast waarschuwen voor het geval hij of zij de tekst nog een keer wil doornemen. Of je kunt controleren of de catering klaar is voor het diner dat over een kwartier gaat beginnen.

Niet alleen is het belangrijk dat je weet hoe laat bepaalde onderdelen van het programma beginnen, je wil ook weten hoe laat deze eindigen, zodat voorkomt dat je uitloopt.

3. Afspraken

Als je kiest voor heel gedetailleerd (en dat wil je), schrijf je alle afspraken en taken op die je hebt gemaakt met leveranciers. In geval van een bruiloft kun je opschrijven dat taartenbakker een half uur nodig heeft, om de taart op locatie ‘op te bouwen’. Dit kan bijvoorbeeld tijdens de ceremonie. Wanneer je opschrijft waar en wanneer dat gebeurt, dan is dit voor de leveranciers en andere betrokken duidelijk.

In het geval van een zakelijk evenement, kan het zijn dat er binnen een bedrijf meerdere mensen betrokken zijn bij de organisatie van een bijeenkomst. In dat geval laat het draaiboek heel eenvoudig zien, wie welke taken oppakt en wanneer. Zorg van tevoren wel voor een duidelijke briefing en dat iedereen het draaiboek heeft.

Hoe ziet een draaiboek eruit?

Hoe ziet zo’n draaiboek er ongeveer uit? Voor een bruiloft ongeveer zo uit:

Tijd	Omschrijving	Aantekeningen
11:45	Aankomst op locatie
12:00	Visagie & haar	Bloemen en fotograaf arriveren ook om 12.00 uur. Zorg ervoor dat de bruid een broodje kan eten. Bruidegom is om 13.00 uur aanwezig
14:15	First look	Fotograaf staat klaar om het moment vast te leggen. Bruidegom geeft bruid haar boeket.
14:30	Aankomst familie & genodigden voor de fotosessie
15:00	Fotosessie bruidspaar en later met familie	Zorg ervoor dat de ouders ouders klaarstaan.
16:30	Aankomst gasten diner	Bruid kleedt zich om in dinerkleding
17:00	Start diner
17:15	Speech 1
17:30	Voorgerecht
18:00	Speech 2
18:15	Hoofdgerecht
18:45	Einde diner
19:00	Aankomst overige gasten	Bruid trekt haar bruidsjurk weer aan en de bruidegom frist zich op
20:00	Ceremonie	Taart en DJ arriveren iets na acht uur. DJ zet zijn set klaar.
20:45	Einde ceremonie
21:00	Speech 3
21:10	Aansnijden bruidstaart
21:30	Start feestavond	Fotograaf gaat rond 22.00 uur naar huis.
1:00	Einde

Hierboven een voorbeeld van een bruiloft met een avondceremonie en minder gedetailleerd. Een draaiboek is pas klaar op de ochtend van het event, want deze wordt in de aanloop naar het event continu ververst met nieuwe informatie. Zorg er daarom voor dat alle betrokkenen de laatste versie hebben voor het event begint.

Als eventplanner of weddingplanner maak ik in samenspraak met jou zo’n draaiboek en ik ben degene die hem geduurde dag bij me draag, om er voor te zorgen dat de dag precies zo verloopt zoals gepland. Vergeet niet om de Floor Manager van de locatie een kopie van het draaiboek te geven, ongeacht het type evenement. Zodat niet opeens de carpaccio wordt geserveerd, op het moment dat je vader een speech geeft.

Zorg voor voldoende tijd

Werk je niet met een eventplanner en maak je het draaiboek zelf? Zorg er dan voor dat je voldoende ruimte inplant voor bepaalde gebeurtenissen. Je wilt bijvoorbeeld de fotograaf voldoende tijd geven om foto’s te nemen, vooral als je met verschillende mensen op de foto wil.

Vier je jouw dag op meerdere locaties? Zorg en dan voor tijd genoeg is om van locatie A naar B te reizen, vooral als dit met de auto of openbaar vervoer moet. Mensen kunnen immers in de file terecht komen of verdwalen. Zo loopt jouw dag toch niet in de soep, als je tante te laat binnen komt wandelen.

Tot slot

Nu is het als bruidspaar helemaal niet leuk om je op de dag van je bruiloft met zo’n draaiboek bezig te houden en terecht. Zorg er daarom voor dat je iemand aanwijst om dat voor je te doen. Dit kan door van een familielid of vriend een ceremoniemeester te maken of door te kiezen voor een professionele ceremoniemeester of weddingplanner. Op die manier kun je ontspannen genieten van jouw speciale dag en iemand anders maakt zich wel druk om de details.

Succes!

Afbeeldingen: Getty & Unsplash

Externe links:
Eventbase
The Perfect Wedding