Hoe te beginnen met het plannen van je bruiloft? 10 handige tips

Wanneer je bent bijgekomen van het aanzoek en je iedereen hebt verteld dat je gaat trouwen, wordt het tijd dat je jouw bruiloft gaat organiseren. Maar daar komt verrassend veel bij kijken. Waar moet je beginnen met het plannen van je bruiloft? Hoe ga je te werk? Ik dit artikel deel ik tien handige tips om waarmee je kunt beginnen.

1. Bepaal een budget

Begin eerst met het bepalen van een budget. Kies samen hoeveel je aan jullie bruiloft wil uitgeven en ontdek of er anderen, zoals ouders, willen bijdragen. Bepaal samen ook wat er binnen je budget valt, zoals het huwelijksreis of de trouwjurk. Door duidelijkheid over je budget te creëren, voorkom je ruzies en zelfs financiële problemen.

2. Maak een gastenlijst

Wanneer je weet hoeveel je wil uitgeven, kun je een gastenlijst maken. Het budget heeft namelijk indirect invloed op de gastenlijst. Hoe meer genodigden, hoe duurder de bruiloft wordt. Al deze mensen moeten immers iets eten en drinken. Je hoeft in deze fase nog niet precies te weten hoeveel mensen er komen, maar wel ongeveer een idee hebben. Op basis van deze informatie kies je ook jouw locatie.

3. Kies een datum

Wanneer wil je ongeveer trouwen? Dit is ook iets dat je vroeg moet beslissen, omdat je anders geen afspraken kan maken. Sommige bruidsparen willen op een specifieke datum trouwen, omdat dit een speciale betekenis voor hen heeft of omdat de datum bijzonder is. Anderen willen juist in een specifiek seizoen trouwen, vanwege de kleuren, sfeer of tempratuur. Wanneer je weet wanneer je ongeveer wil trouwen, dan kun je bij locaties en de gemeente informeren naar de beschikbaarheid.

4. Kies een locatie

Wanneer je weet wanneer je ongeveer wil trouwen en hoeveel je wil uitgeven, kies je een locatie. Zorg ervoor dat deze past bij het aantal gasten dat je uitnodigt. Je wil niet een te kleine locatie dat te krap is. Maar een te grote locatie is ook niet goed, want dat voelt weer heel leeg. In Nederland zijn er ontzettend veel verschillende soorten locaties waar je kunt trouwen, denk bijvoorbeeld aan een fabriek, boerderij, kasteel, landhuis, strandhuis, etc. Toptrouwlocatie organiseert regelmatig de trouwlocatieroute, waarbij je verschillende trouwlocaties in jouw regio kunt bezoeken. Je kunt aangeven waaraan jouw ideale locatie moet voldoen en vervolgens filtert deze website een aantal opties, die bij jouw wensen passen.

5. Maak een moodboard

In de tussentijd kun je alvast een moodboard maken om te ontdekken wat je mooi vindt en welke sfeer je wil. Wil je bijvoorbeeld een herfstbruiloft, meer Boheems of juist een klassieke bruiloft? Stel jouw ideeën samen door afbeeldingen te verzamelen op bijvoorbeeld Pinterest. Welk design spreekt jou uit meeste aan, welke kleur bloemen, taarten, jurken en uitnodigingen vind je mooi en ook heel belangrijk, welke niet? Zo krijg je op termijn een idee wat jij met jouw bruiloft wil uitstralen en dat helpt in de communicatie naar jouw leveranciers. Zorg er wel voor dat jullie ideeën overeenkomen, zodat het voor jullie allebei klopt.

6. Vraag offertes op

Kies bij een van aantal leveranciers van onmisbare elementen zoals een fotograaf, bloemen, taart, catering en dj offertes op, zodat je prijzen kunt vergelijken en kunt uitrekenen wat je kwijt bent. Je kunt kiezen voor de goedkoopste leveranciers, vergeet niet op de kwaliteit te letten. Voldoet dit voor jou? Goedkoop is niet altijd slecht, sommige leveranciers moeten nog aan hun portfolio werken en verlagen daarom hun prijzen. Door offertes op te vragen, krijg je tegelijk ook informatie over de beschikbaarheid van de leveranciers, dus dit is iets waar je niet te lang mee moet wachten.

Dit is trouwens ook het moment om je trouwkleding te kiezen. Dankzij je moodboard weet je wat je leuk vindt en wat er bij jouw locatie past. Dit kun je als inspiratie gebruiken bij de keuze van bijvoorbeeld een trouwjurk. In sommige winkels krijg je een stukje stof mee in de kleur van jouw jurk, dit kan jouw partner meenemen wanneer hij of zij ook een pak of een jurk kiest. Op die manier matchen jullie met elkaar.

7. Save the date

Laat je genodigden weten wanneer je gaat trouwen, om te voorkomen dat ze andere plannen maken. Vooral als je besluit in een schoolvakantie te trouwen. Het zou jammer zijn als jouw beste vrienden niet kunnen komen, omdat ze op dat moment een rondreis door het zuiden van Spanje maken. Door een ‘save the date’ te sturen (dit kan simpel via de e-mail) vraag je jouw gasten om jouw datum vrij te houden. De daadwerkelijke uitnodiging met meer informatie, verstuur je later.

8. Kies leveranciers

Wacht niet te lang met het kiezen van je leveranciers. Zolang jij niet bevestigt, zijn zij nog beschikbaar voor andere stellen. Dus heb je de locatie van je dromen gevonden? Bevestig het dat zodra je een knoop hebt doorgehakt. Dit geldt ook voor de fotograaf, bloemist en bruidstaart. Spreekt iemand je aan en past het binnen jouw budget? Bevestig het dan. Op die manier kun je taken van je takenlijst afstrepen en jij hebt weer een stukje zekerheid.

9. Begin je te richten op de details

Op dit punt begint jouw bruiloft steeds meer vorm te krijgen. De grote lijnen liggen vast, nu kun je je richten op de details. Begin met het maken van een draaiboek, waarin je stap voor stap je dag uittekent. Hoe laat begint de ceremonie, wat ga je daarna doen? Wanneer snijd je de taart aan en hoe laat ga je dineren? Schrijf alles op wat er gaat gebeuren. Niet alleen willen jouw gasten dit weten, het is ook waardevolle informatie voor de leveranciers, zodat de dj bijvoorbeeld weet wanneer het feestje begint.

Daarnaast moet je ook kiezen wat er op het menu komt te staan, hoe de taart moet smaken en welke make-up je op wil. Veel stellen kiezen ervoor om het een en ander zelf te doen. Ik heb ik bijvoorbeeld zelf de dinertafels gedecoreerd, toen ik ging trouwen. Het is belangrijk dat je niet te lang wacht met het uitvoeren van deze taakjes, zodat je de nodige stress voorkomt in de dagen voor de bruiloft.

10. Verstuur uitnodigingen

Verstuur zes tot vier weken voor de bruiloft de uitnodigingen voor jouw bruiloft. Als je jouw gasten met een ‘Save the Date’ van tevoren hebt geïnformeerd, is dit op tijd genoeg. Zij hebben de dag immers al vrij gehouden. Vermeld op de uitnodiging heel duidelijk wanneer en waar ze worden verwacht en hoe het programma eruit ziet.

Voeg in een brief bij de uitnodiging belangrijke informatie toe, zoals hotels waar gasten kunnen verblijven, de route naar de locatie en eventuele wensen zoals of de aanwezigheid van kinderen. Vraag gasten ook hun dieetwensen door te geven en of er andere bijzonderheden zijn. Je kunt hiervoor een speciaal emailadres of website/webpagina in het leven roepen.

Het is vrij gebruikelijk dat je de uitnodigingen door het bruidspersoneel laat versturen. Als zij bijvoorbeeld een verrassing voor het bruidspaar met de gasten willen delen, dan kan dat via de uitnodiging. Je weddingplanner kan dit ook doen.

Hoelang duurt het plannen van je bruiloft?

De meeste mensen zijn gemiddeld dertien maanden verloofd voor ze gaan trouwen. Dit geeft je ruim een jaar de tijd om je bruiloft te plannen. Dit is een gemiddelde, sommige mensen zijn langer verloofd, anderen nemen minder de tijd om hun bruiloft te organiseren. Mijn eigen trouwdag heb ik bijvoorbeeld in vijf maanden gepland. Wanneer je een bruiloft wil geven op locatie met een heel programma, dan moet je jezelf minimaal drie maanden de tijd geven om het een en ander te organiseren.

Sommige mensen ervaren het als behoorlijk stressvol om een bruiloft te organiseren. Vraag gewoon hulp wanneer jij dit ervaart. Vraag vrienden en familie om je te helpen bij de voorbereiding. Vraag een vriendin of zus of ze jouw ceremoniemeester wil zijn en draag een aantal taakjes en hen over. Of kies voor een samenwerking met een weddingplanner die jou helpt bij de organisatie van jouw bruiloft. Bepaal samen welke werkzaamheden zij oppakt en wat jij zelf wil doen. Op die manier ga je jouw bruiloft meer ontspannen tegemoet.

Succes!

Afbeeldingen: Getty & Privé