Wat is de toekomst van hybride evenementen?

Hybride evenementen, of beter gezegd virtuele evenementen. Ze werden gezien als tijdelijke oplossing in de coronapandemie. Maar nu deze toch echt voorbij lijkt te zijn (en ik hoop voorgoed) en steeds meer mensen zijn gevaccineerd, neemt het verlangen naar in-person events toe. Wat voor consequenties heeft dat voor de hybride event? Is dit nog iets waar jij als ondernemer in moet investeren? Oftewel, wat is de toekomst van hybride evenementen?

Wat zijn hybride events?

Even een stap terug. Wat zijn hybride evenementen? Een hybrid event (zoals het in het Engels wordt genoemd) is een bijeenkomst zoals een conferentie, klantendag of kennissessie, met een live gedeelte waarbij mensen fysiek aanwezig zijn en een virtual onderdeel, waarbij anderen de bijeenkomst online live kunnen volgen.

Hybride, of misschien wel virtuele, evenementen hebben door de pandemie een enorme vlucht gemaakt. Ze bestonden daarvoor ook al, maar stelden (in vergelijking met het heden) weinig voor. Destijds waren de opties meer beperkt voor thuisblijvers. Zij konden meekijken via een live streaming, online presentaties volgen en meepraten op social media.

Mogelijkheden hybride evenementen

Vandaag de dag biedt een hybride bijeenkomst meer. Er is meer interactie en het publiek groeit, omdat bijwonen makkelijker dan ooit is. Dit komt omdat Tech-bedrijven overuren hebben gemaakt om de platformen nog meer geschikt te maken om grote groepen mensen samen te brengen en met elkaar te engagen.

Netwerken kent meer mogelijkheden. Denk bijvoorbeeld aan live chat, virtuele break-out rooms waar kleine groepjes kunnen samenkomen, een-op-een sessies, het maken van een eigen profiel op het netwerkplatform en dat weer koppelen aan bijvoorbeeld jouw LinkedIn-account. Het zijn allemaal mogelijkheden die bij een online event komen kijken.

Toekomst van hybride bijeenkomsten

Nu lijken hybride evenementen niet meer nodig te zijn, maar de behoefte daarnaar bestaat nog altijd. Uit onderzoek van EventMB, zegt 67,4 procent van de event planners dat zij een digitale strategie hebben als onderdeel van een live event in de toekomst. Zij verwachten dat hybride evenementen nergens heen gaan en dat is logisch. Want door een evenement deels virtueel aan te bieden, geef je genodigden een optie om het event (al dan niet vanuit huis of kantoor) bij te wonen.

Voordelen van hybride evenementen

Daarnaast kennen hybride evenementen zo hun voordelen in vergelijking met de in-person events:

• Je kunt oneindig veel gasten uitnodigen, zonder dat je stoelen tekort komt. Zorg er echter wel voor dat het platform dat je gebruikt voldoende capaciteit heeft.
• Het beter voor het milieu. Niemand hoeft immers in de auto te stappen om naar jouw bijeenkomst te reizen en je maakt daarnaast veel minder afval, omdat genodigden op hun eigen werkplek of huis zitten.
• Het is aantrekkelijk voor sponsors. Want met een banner kun je al snel opvallen op een scherm en je kunt ook onderdelen van je evenement laten sponsoren, denk bijvoorbeeld aan een video die midden in jouw programma verschijnt of een interview dat wordt afgenomen in een ruimte vol logo’s. Hierdoor kun je de kosten van jouw online bijeenkomst drukken.
• Virtuele evenementen zorgen voor meer engagement. Dat doe je door bijvoorbeeld regelmatig een poll tijdens een presentatie te delen of je laat genodigden reageren of vragen stellen tijdens het presentatie die je aan het einde van de sessie in een keer kan behandelen.
• Mensen zeggen vaak niet op het laatste moment af. Er kan altijd iets last minute gebeuren waarom iemand toch niet (de hele dag) aanwezig kan zijn. Denk bijvoorbeeld aan slecht weer, stakingen door het Openbaar Vervoer of een enorme file die voorkomt dat mensen van A naar B kunnen reizen. Dan is het altijd fijn als er een virtueel onderdeel is, waardoor gasten jouw bijeenkomst niet hoeven te missen.
• Je kunt het terugkijken. Wanneer mensen jouw evenement toch missen of niet helemaal live kunnen bijwonen, kun je ze de gelegenheid geven om het event (of onderdelen daarvan) terug te kijken. Zodat jij als organisator jouw belangrijkste boodschap toch kunt overbrengen aan jouw publiek.

Tot slot

Het virtuele onderdeel van evenementen zal voorlopig nog belangrijk zijn en daarom zullen hybride evenementen in de toekomst nog bestaat. De kans is immers nog steeds groot is dat genodigden zich last minute afmelden vanwege een coronabesmetting of omdat ze bijvoorbeeld bang zijn vlak voor een geplande vakantie positief getest te worden, met als risico dat ze daardoor niet op vakantie kunnen. Dan is het toch fijn dat ze thuis toch jouw bijeenkomst kunnen bezoeken.

Externe links:
Business2Community
Afbeelding: Unsplash