10 onmisbare tips voor wanneer jij een personeelsfeest organiseren wil

De feestdagen staan weer voor de deur en dat betekent: feestjes! Veel bedrijven kiezen er toch voor het jaar feestelijk af te sluiten of te beginnen. Bij de een is dat een feestelijk diner en het andere bedrijf gaat een spectaculair feest. Wil jij een personeelsfeest organiseren, maar weet je niet zo goed hoe je moet beginnen? Hierbij dan 10 tips voor een onvergetelijk feest.

Waarom organiseren we een personeelsfeest?

Ondanks dat aan het einde van het jaar de werkdruk vaak toeneemt, vinden veel bedrijven het belangrijk om de werknemers te bedanken met een feestje. Hiermee laat je toch aan je team zien, dat je ze waardeert. En werknemers die zich gewaardeerd voelen, zijn vaak tevreden werknemers en dat heeft een positief effect op de motivatie en de onderlinge sfeer.

Mijn ervaring is dat mensen vaak uitkijken naar een personeelsfeest. Voor een oude werkgever organiseerde ik twee keer per jaar een bedrijfsfeest, een voor de zomer en voor de feestdagen. In de weken voor het feest nam de spanning toe, mijn collega’s verheugden zich erop en vroegen me vaak naar de details die ik nog geheim wilde houden. Op de dag zelf, zag ik dat de opkomst hoog was en dat mensen echt moeite hadden gedaan zich aan het thema te houden. Het verschilt natuurlijk per bedrijf en het cultuur dat daar heerst, maar de waarde van een personeelsfeest mag niet onderschat worden.

Heb je besloten dat jij een bedrijfsfeest wil organiseren? Wie weet heb je dan iets aan de volgende tips voor het organiseren van een spectaculair personeelsfeest:

1. Begin op tijd

Wacht niet tot het laatste moment, zeker als je een feestje op een externe locatie wil vieren. Met name in november/december zijn de meeste locaties vergeven, vanwege de grote vraag. Begin het liefst een klein half jaar van te voren, zodat je gegarandeerd de locatie van je dromen krijgt.

2. Save the date

Informeer je collega’s zodra de datum van het bedrijfsfeest bekend is. Je wil natuurlijk dat iedereen komt en dat realiseer je het beste door een save the date uit te sturen. Dan is iedereen op de hoogte en dan kunnen zij die datum vrijhouden om naar jouw feest te komen.

3. Bepaal een budget

De kosten kunnen al snel uit de hand lopen. Als je geen budget hebt is letterlijk alles mogelijk. Een populaire zanger die komt zingen, een gave dj, vijf gave dj’s. Een zes-gangen diner, een half casino, slapen op een boot of in een kasteel, chauffeurs voor alle gasten. Je wil je mensen bedanken met een feest, maar je wil niet failliet gaan. Bepaal van te voren wat je maximaal wil uitgeven en houd je daaraan.

4. Kies een doel

Waarom geef je een feest? Is het jaar afgelopen? Vier je een jubileum, heb je een award gewonnen of veel winst gemaakt? Wil je de mensen bij elkaar brengen, oftewel teambuilding? Weet wat je doel is, want daar kun je een programma omheen bouwen. Kies dan gelijk of het feest alleen is voor je medewerkers of dat hun partners ook welkom zijn.

5. Juiste locatie

Een feest valt en staat met de locatie, iets met de juiste sfeer en je wil zelfs misschien een beetje indruk op je collega’s maken. Tegenwoordig zijn veel locaties geschikt voor een feest; kastelen, grotten, musea, oude fabrieken, dierentuinen, boerderijen, noem het maar op. Welke locatie het beste bij jou past hangt af van je smaak (en budget).

Lees ook: Vind de perfecte locatie voor jouw event met deze 5 tips

6. Begin goed

Zorg voor een verbluffende opening en/of afsluiting van de avond, zoals een optreden, uitreiking of speech. Een goede opening zet meteen de sfeer. Een goede afsluiter maakt de avond onvergetelijk en zelfs voor de ‘die hards’ is het duidelijk dat het feestje is afgelopen.

7. Muziek is alles

Regel een goede dj (of band), die de muziek draait die bij je publiek past. Goede muziek staat synoniem aan een goede sfeer. Niemand staat enthousiast te dansen op slechte beats, tevens kun je de volgende dag veel klachten verwachten.

8. Entertainment is key

Hoe goed je dj ook is, niet iedereen houdt van dansen. Organiseer daarom ook een andere vorm van entertainment, zoals een casinotafel of een simulatiespel. Dan hebben de niet-dansers ook iets te doen.

9. Veilig thuis

Er wordt vaak veel gedronken op personeelsfeesten, dus zorg naast voldoende eten er ook voor dat je mensen veilig thuiskomen door bijvoorbeeld bussen of chauffeurs in te zetten die ze terug naar hun woonplaats rijden. Of nog beter, laat ze overnachten.

10. Neem de tijd

Het organiseren van een leuk personeelsfeest kan tijd kosten. Het vinden van de juiste locatie, dj, leveranciers en dergelijke kost tijd. Je hebt rekening te houden met dieetwensen en andere speciale verzoeken. Je bent constant in contact met de locatie en leveranciers om er voor te zorgen dat de avond perfect is. Neem dus de tijd om alles te regelen en je hebt een fantastisch feest.

Veel plezier!

Afbeelding: Getty