Hoe organiseer je een evenement? 7 succesvolle tips

Weken, misschien wel maanden ben je er mee bezig geweest. De organisatie van dat ene belangrijke evenement. Je hebt een schitterende locatie gevonden, een fantastisch programma opgesteld. Je hebt je klanten een opvallende en innovatieve uitnodiging gestuurd. Kortom, alles is perfect. Maar de registraties blijven uit. Wat gaat er mis?

Een zakelijke bijeenkomst is de perfecte gelegenheid om je product of dienst in één keer bij een grote groep mensen onder de aandacht te brengen. Sommige bedrijven verliezen bij de organisatie het belang voor de klant uit het oog. Hij of zij krijgt naast jou uitnodiging soms tientallen andere uitnodigingen binnen. Hoe organiseer je een evenement waarnaar mensen naartoe willen komen? Hierbij 7 tips die voor een hoge opkomst zorgen.

Inhoud

1. Biedt een relevant programma

Zorg ervoor dat jouw gasten essentiële kennis kunnen opdoen, geef ze een bijzondere ervaring of zet ze in het zonnetje. Vul het programma met iets dat zij als onmisbaar ervaren, zodat zij voor een (halve dag) hun werkplek willen verlaten.

2. Kies een geschikte locatie

Kies voor een locatie dat past bij je gasten en jouw boodschap. Zorg voor een zo kort mogelijke reistijd en maak de ruimte passend voor het aantal verwachte gasten.

Lees ook: 5 tips voor het vinden van de beste evenementenlocatie

3. Houd rekening met schoolvakanties

De meeste mensen zijn vrij tijdens schoolvakanties. Jouw klanten zullen minder geneigd zijn om jouw evenement te bezoeken op hun vrije dag.

4. Plan de verzending van je uitnodigingen

Verstuur ook geen uitnodigingen tijdens schoolvakanties of feestdagen. Digitale uitnodigingen worden snel over het hoofd gezien tussen 323 ongelezen mails bij terugkomst.

5. Houd rekening met andere events

Houd rekening met bijzondere evenementen op de dag van jouw evenement. Plan jouw evenement niet op dezelfde dag als bijvoorbeeld een belangrijke voetbalwedstrijd. Laat de klant ook niet kiezen tussen jouw evenement en dat van een andere relatie.

6. Weest gastvrij

Jouw huidige evenement is het visitekaartje voor je volgende evenement. Zorg voor een gastvrij welkom en dat jouw klant zich thuis voelt, zodat hij de volgende keer terug wil komen en zijn collega’s meeneemt.

7. Zorg voor een boeiende spreker

Zorg voor een aantrekkelijke spreker die boeiend kan vertellen en de aandacht weet vast te houden. Heb je meerdere sprekers? Zorg dan voor een memorabele keynote speaker waar nog lang over wordt nagepraat. Ook dit is je visitekaartje voor je volgende bijeenkomst.

Wat heeft de klant hieraan?

Natuurlijk heeft je evenement een commercieel belang, je moet immers de kosten van je bijeenkomst terug verdienen. Ik zeg ook niet dat je product geen rol mag spelen tijdens jouw bijeenkomst, maar laat het niet de leidraad zijn. Bedenk: ‘Wat heeft in klant hieraan?’ Ik heb bij een ICT-bedrijf gewerkt waar we verschillende hardware en software producten verkochten aan grote en middelgrote bedrijven. Van deze producten werd er eens in de zoveel tijd een nieuwe versie uitgebracht, waar we klanten tijdig van op de hoogte brachten. De gedachte was commercieel, maar de boodschap tijdens het evenement was informatief. Tijdens een klantendag stonden immers de updates centraal en bezoekers gingen met kennis weg. De commerciële opvolging volgende een paar dagen later.

Biedt je gasten informatie aan waarnaar zij opzoek zijn, zorg ervoor dat ze naar je bijeenkomst willen komen en als ze er eenmaal zijn, dan zorg je voor een bijvoorbeeld een ruim ontvangst, een lange lunch of een aantrekkelijke borrel, waar zij kunnen netwerken. Dat zijn de gelegenheden waar een accountmanager zijn werk kan doen. Tevens zijn er dus genoeg mogelijkheden na het evenement om de behoefte van je klant te achterhalen.